Secretária de Diretoria

Aqui no Grupo activas, criamos um ambiente corporativo e acolhedor, com muito diálogo, oportunidade e equidade.

Já pensou em trabalhar em uma empresa que atua de forma ética, respeitosa e em benefício da sociedade e do meio ambiente? Uma marca humana, tecnológica e preocupada com um futuro mais sustentável?
Se você respondeu que sim, estamos procurando VOCÊ!
Nossas vagas são aplicáveis a quaisquer pessoas que atendam aos requisitos da vaga, pessoas com ou sem deficiência, sem distinção sobre orientação afetivo-sexual, identidade de gênero, raça, etnia, crenças ou quaisquer outras condições, posicionamentos e características. Inscreva-se!

Esta vaga é para atuação na empresa activas.

Quais são as atividades?

• Secretariar e assistir CEO, sócios e executivos da empresa, controlando agenda de compromissos, atendendo e efetuando telefonemas nacionais e internacionais, recebendo e enviando e-mails em idioma nacional e estrangeiro, realizando triagem de assunto e encaminhando posteriormente ao superior conforme normas internas.
• Elaborar e redigir atas, cartas, relatórios e outros documentos em um ou mais idiomas, de acordo com sua especialização e necessidades da empresa.
• Solicitar serviços de cartórios quando necessário.
• Organização das Reuniões, presenciais ou on-line, do Conselho Administrativo e de Diretoria.
• Solicitar Coffee Break para reuniões.
• Organizar a agenda do CEO, controlando os compromissos, acertando horários de reuniões e entrevistas, a fim de facilitar o cumprimento das obrigações pessoais e profissionais assumidas.
• Realizar gestão de créditos e realização de reservas de salas de reunião das unidades, Faria Lima e São Bernardo do Campo, alocadas no WeWork.
• Controlar arquivos e documentos, pessoais e profissionais, físicos e digitais dos sócios.
• Realizar solicitação de assinaturas de documentos físicos e digitais aos sócios.
• Efetuar reserva de hotéis, passagens e traslados, nacionais e internacionais, controlar documentação necessárias, como passaportes, vistos e etc; e realizar as respectivas prestações de contas dos sócios e executivos.
• Acompanhar o endereço de e-mail do CEO, notificando-o sobre os assuntos recebidos.
• Elaborar, junto ao CEO, o orçamento anual necessário para o cumprimento das atividades.
• Acompanhar as despesas, solicitações, boletos e faturas, para cumprimento do orçamento do departamento, realizando criação de solicitações de compras e lançamentos no sistema Protheus.
• Solicitar a distribuição de lucros aos sócios das empresas do Grupo activas.
• Controlar a conta bancária pessoal do CEO através de bankline e aplicativos.
• Realizar pagamentos, bem como controlar receitas e despesas, contas a pagar e receber, contratos e demais despesas.
• Administrar os bens imóveis, dos sócios, tratando a documentação necessária para mantê-los regualres.
• Reunir e enviar a documentação necessária, ao contador, para declaração de Imposto de Renda dos sócios.
• Orientar as atividades diárias do Motorista Executivo e quando necessário das equipes de limpeza e copa.
• Organizar a documentação da frota de veículos dos sócios, realizando a inclusão de pagamentos de multas, IPVAs, licenciamentos, e demais necessários.
• Solicitar e acompanhar agendamento de consultas médicas dos sócios, bem como reembolsos solicitados à operadora de saúde.
• Apoiar a gestão de empregados domésticos dos sócios, visando a realização dos cálculos e prazos de pagamentos trabalhistas pertinentes.
• Realizar interface dos sócios com o departamento jurídico, reunindo e apoiando em informações necessárias.
• Realizar compras de itens pessoais solicitados por sócios.
• Agendamento, controle e pagamentos de serviços de saúde devidos aos cuidados da progenitora do CEO.

O que é preciso?

• Ensino superior completo, preferencialmente em Secretariado Executivo
• Experiência anterior como Secretária Executiva e correlatas.
• Inglês avançado ou fluente.

O que é diferencial?

• Vivência anterior no segmento petroquímico
• Pós graduação